A automação mais difícil de vender internamente costuma ser a mais provável de se pagar. O motivo é simples: a tarefa que ninguém quer fazer é, quase sempre, a mais repetitiva, a mais previsível e a que menos muda. Três características que determinam se uma automação vai funcionar na prática.

Por que um agente de inteligência artificial não aguenta processo instável

Um agente de inteligência artificial (IA) ou uma automação de regras é configurado para um processo como ele está hoje. Quando o processo muda, a automação quebra ou entrega resultado errado até que alguém perceba e corrija.

Processo que muda toda vez que um fornecedor atualiza o layout da nota, toda vez que a legislação fiscal muda ou toda vez que a equipe decide tentar algo diferente não é candidato a automação. É candidato a problema com prazo de entrega.

A pergunta correta antes de contratar qualquer solução de automação não é "isso pode ser automatizado?" A resposta para essa pergunta é quase sempre sim. A pergunta que importa é outra: esse processo ficou igual nos últimos doze meses?

Se a resposta for não, o custo de manutenção vai corroer qualquer ganho de eficiência. Se a resposta for sim, você tem o primeiro critério atendido.

Volume baixo não paga a conta

O segundo critério é frequência. Automatizar um processo que acontece três vezes por mês pode ser tecnicamente possível, mas o retorno vai demorar anos, se aparecer.

Pense num processo que consome 20 minutos por execução e acontece quatro vezes por mês: são 80 minutos mensais. Uma automação que exige mais do que isso para configurar, testar e manter ao longo do tempo já não fecha conta, mesmo que funcione perfeitamente desde o primeiro dia.

O processo que paga automação é o que acontece muitas vezes por semana ou, melhor ainda, várias vezes por dia. Emissão de nota fiscal de serviço. Confirmação de pagamento de boleto. Geração de relatório padrão. Envio de lembrete de vencimento. Tarefas que uma pessoa executa no piloto automático porque as fez centenas de vezes e não há nada a decidir.

O teste dos dois critérios

Antes de assinar qualquer proposta de automação, aplique os dois critérios ao processo que está na mesa:

  1. Estabilidade: esse processo ficou essencialmente igual nos últimos doze meses? Se houve mudanças, foram por exceção ou por regra? Processo que muda por regra vai mudar de novo.
  2. Volume: esse processo acontece com frequência suficiente para que o tempo recuperado justifique o custo de implantação e manutenção? Calcule as horas mensais gastas hoje e compare com o custo real da automação, incluindo o tempo de ajuste quando algo mudar.

Processo estável e de alto volume: candidato real. Processo instável ou de baixo volume: a promessa vai custar mais do que o problema que resolve.

O que isso muda na hora de avaliar uma proposta

Boa parte das propostas de automação chegam com casos de uso que parecem impressionantes: atendimento ao cliente por agente de IA, qualificação de leads, triagem de e-mail comercial. São processos com variabilidade alta. O cliente pergunta de jeitos diferentes. O contexto muda. A regra de negócio é revisada com frequência. O agente precisa ser retreinado.

Isso não significa que esses casos nunca funcionam. Significa que o custo de manutenção é mais alto e o risco de entrega abaixo do esperado é maior. Quem não pergunta sobre isso antes de assinar vai descobrir depois.

Os processos que a TI Remoto automatizou primeiro na própria operação foram os mais óbvios: emissão de nota fiscal de serviço, cobrança recorrente com sequência de lembretes e geração de relatório mensal. Nenhum deles exige julgamento. Todos acontecem com regularidade. Nenhum mudou de lógica nos últimos dois anos.

Foram também os menos interessantes de apresentar em qualquer reunião. Mas são os que funcionam.

As perguntas para fazer ao fornecedor antes de decidir

Peça ao fornecedor que aponte os três processos com maior retorno esperado na proposta. Para cada um, pergunte:

  • Qual é a frequência mensal atual desse processo na minha operação?
  • Qual foi a última mudança de regra ou procedimento nesse processo?
  • O que acontece quando esse processo muda? Qual é o custo de atualizar a automação?
  • Quem é o responsável por identificar que a automação está entregando resultado errado?

Resposta vaga para qualquer uma dessas perguntas é sinal de que o caso de uso não foi testado com a sua operação. Foi vendido com a operação de outro.

O processo certo para começar raramente é o que vai bem numa apresentação. É o que está na planilha que a mesma pessoa preenche toda segunda-feira.