O movimento é sempre o mesmo. A equipe não está dando conta, os pedidos atrasam, o atendimento fica lento, as planilhas não fecham no prazo. A solução parece óbvia: contratar mais uma pessoa. Só que, alguns meses depois, o caos continua, às vezes até maior do que antes.

A contratação que tapa o buraco mas não fecha o cano

Empresas crescem contratando. Isso faz parte. O problema aparece quando a contratação responde ao sintoma, não à causa.

Uma empresa que leva três dias para emitir um orçamento não precisa de mais um vendedor, precisa de um processo que gere o orçamento em 20 minutos. Uma empresa cujo time financeiro passa o dia reconciliando planilhas não precisa de mais um assistente, precisa que o sistema reconcilie automaticamente.

A diferença entre as duas escolhas determina o que a empresa vai enfrentar daqui a dois anos: uma resolve o problema, a outra cria dependência de pessoa.

O quanto esse padrão custa, em horas

As Pequenas e Médias Empresas (PMEs) brasileiras perdem, em média, 21 horas semanais com tarefas administrativas e financeiras que poderiam ser automatizadas. Multiplicado pelo total de PMEs formais no país, isso representa cerca de 97 milhões de horas desperdiçadas toda semana.

Noventa e sete milhões de horas. Toda semana. Para ter uma dimensão: é o equivalente a mais de 11 mil anos de trabalho sendo gastos com reconciliação de planilhas, aprovação de pagamentos por e-mail, reenvio manual de notas fiscais e digitação de dados que já existem em outro sistema.

Quando esse tempo é coberto com contratações, a empresa paga salário, encargos e benefícios para resolver algo que custaria uma fração disso com o processo certo.

"O principal obstáculo para o crescimento de uma empresa não é a falta de oportunidades, mas a dificuldade de lidar com processos internos."
Rodrigo Tognini, CEO da Conta Simples

Como saber se o seu gargalo é de processo

Há alguns padrões que aparecem com frequência em empresas que estão contratando para cobrir ineficiências sem perceber:

  • A mesma informação é digitada em mais de um sistema
  • Aprovações de compras ou orçamentos circulam por mensagem no WhatsApp, sem registro centralizado
  • Quando alguém sai de férias, as tarefas que dependem dessa pessoa simplesmente param
  • A empresa contratou nos últimos 12 meses, mas a sensação de acúmulo não diminuiu
  • A maioria dos erros que acontecem são de comunicação ou de dado incorreto, não de falta de capacidade técnica

Se dois ou mais desses pontos descrevem a sua empresa agora, o problema não é de quantidade de gente. É de como o trabalho flui entre as pessoas que já estão lá.

O que muda quando o processo é tratado

Automatizar tarefas repetitivas não exige grande porte nem orçamento de multinacional. PMEs em setores como distribuição, prestação de serviços e varejo já cortaram horas de trabalho em atividades como confirmação de pedidos, emissão de cobranças, geração de notas fiscais e acompanhamento de entregas, sem abrir novas vagas para isso.

Um distribuidor que recebia pedidos pelo WhatsApp, confirmava por telefone e depois digitava tudo no sistema pode ter cada etapa desse fluxo integrada. O pedido chega, é registrado, gera a nota e dispara a confirmação ao cliente, tudo sem intervenção manual. O time que ficava ocupado com isso passa a cuidar de relacionamento e venda ativa.

Clientes que atendemos na TI Remoto passaram por esse processo. O resultado mais comum não é só economia de tempo: é que as pessoas voltam a fazer o trabalho para o qual foram contratadas, em vez de apagar incêndio operacional o dia todo.

A pergunta certa antes de abrir a próxima vaga

Antes de publicar o anúncio, vale uma pergunta direta: a pessoa que vai entrar vai fazer algo que só um humano consegue fazer, ou vai fazer algo que um processo bem configurado resolveria?

Criatividade, relacionamento, tomada de decisão em contexto, negociação, essas coisas precisam de pessoas. Mas quando a demanda que motiva a contratação é operacional e repetitiva, a nova vaga cobre o sintoma por alguns meses e o problema volta, agora com mais um funcionário na folha.

A questão não é contratar menos. É saber, antes de contratar, o que você está realmente comprando com aquela vaga.